文書整理の重要性は、どの機関に対しても必要不可欠な課題です。
文書整理は、組織全体で適切なルールの基、継続的に行っていかなければ簡単に崩れてし
まいます。複雑なルールの基、文書管理をしていく事は、危険性もある上、継続性にも期
待できない事も念頭におき、文書管理の有り方を検討していかなくてはなりません。
人事の異動により、これまで守られてきたルールが個人の意識の違いにより継続できない
事が多々あり、継続する事がいかに困難かがわかると思われます。
現在では、情報公開や個人情報保護法などから、いかに文書管理を適切に行ない、地域住
民・消費者に対し説明責任ができるのかが、官公庁・自治体・企業において求められてい
ます。
■情報管理・・・資料をすぐに探せる準備はできていますか？
・前任者からの引継ぎは十分ですか・・・
・資料目録・台帳管理はできていますか・・・
・関連部門の管理がまちまちではありませんか・・・
■書庫の問題・・・書庫の環境は快適ですか？
・目的の資料を得るまでに時間と労力・人員が必要となっておりませんか・・・
■保管方法の問題・・・資料は適切に保管されていますか？
・破損・紛失・不確かな検索結果になっていませんか・・・
■保管場所の問題・・・保管場所は十分ですか？
・資料が溢れていませんか・・・
・書庫は片付けて綺麗になっていますか・・・
■人事上の問題・・・人事異動にはどのように対応していますか？
・資料管理に気を配っていますか・・・
・改善の中心となる人員が育っていますか・・・
・管理の方法が定着していますか・・・
【文書整理事業の導入効果】
◇検索機能の向上
◇快適な業務環境
◇災害・訴訟への対応
◇情報公開の対応
◇情報の電子化推進
◇個人情報保護の確立
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